В конце месяца оплатили интернет, несколько раз зашли за продуктами, купили лампу и пару вещей для дома. По остатку на карте уже не понять, сколько ушло на привычные нужды, а сколько — на разовые покупки. В первый месяц записывайте дату, сумму, назначение и категорию каждого расхода. Перечислять отдельные товары пока не нужно.
Выберите период и простое место для записей
Начать удобно с календарного месяца: записи будет проще сверять с выпиской по карте и квитанциями. Если доход приходит в середине месяца, считайте период от одного поступления до следующего. Для сравнения важно лишь сохранять те же границы и дальше.
Вести записи можно в тетради, таблице или приложении. Тетрадь не требует настройки, зато итоги придётся считать вручную. В таблице легко сложить расходы по категориям и поправить запись. Приложение может подгружать операции автоматически, но категории всё равно нужно проверять: покупка в хозяйственном магазине не обязательно связана с ремонтом. Лучше выбрать способ, к которому вы сможете возвращаться несколько раз в неделю, чем осваивать лишние функции.
Для таблицы хватит столбцов «Дата», «Что оплачено», «Сумма», «Категория» и «Примечание». Последний заполняйте, когда расход позже понадобится объяснить: «краска для спальни» или «предоплата за мебель». Полные номера карт и другие платёжные данные в открытый файл не вносите.
Составьте категории, по которым можно принять решение
Если на распределение каждой покупки уходит много времени, категории стоит укрупнить. Для начала подойдёт такой список:
- Жильё: аренда или ипотечный платёж, коммунальные услуги, интернет, взносы на содержание жилья.
- Продукты и бытовые товары: повседневные покупки для кухни и дома.
- Транспорт: проезд, топливо, парковка.
- Здоровье и личные расходы: лекарства, услуги, одежда.
- Досуг и подарки: кафе, мероприятия, поздравления.
- Дом и ремонт: материалы, мебель, техника, работа специалистов.
Расходы на жильё удобно делить на регулярные и нерегулярные. Квартплата повторяется, покупка смесителя или замер кухни — нет. Если сложить их в одну строку, месяц с ремонтом будет выглядеть так, будто обычные расходы на жильё выросли. Для большого проекта можно выделить категорию «Ремонт кухни», но заводить десятки пустых строк на будущее ни к чему.
Заранее решите, что делать со смешанными чеками. В супермаркете в один чек могут попасть продукты, моющее средство и лампочка. Поначалу можно относить всю сумму к основной категории. Если сейчас важно следить за расходами на обустройство, выделяйте из таких чеков товары для дома. Пользуйтесь одним правилом весь месяц: последовательность здесь полезнее точности до рубля.
Записывайте расход один раз
Отмечайте покупку при оплате или вечером того же дня. Операции по карте можно восстановить по истории, а наличные лучше записывать сразу — о них проще забыть. Если покупки оплачивает ещё один член семьи, договоритесь, чей бюджет вы считаете: личный или общий. Для общего учёта понадобятся записи о тратах каждого.
Перевод между своими счетами — не расход: деньги просто сменили место хранения. Покупку по кредитной карте тоже не нужно записывать дважды, при оплате товара и при погашении долга. В простом учёте фиксируйте покупку, а обязательные платежи по долгу отмечайте отдельно от повседневных трат. Если часть покупки вернули, уменьшите исходную сумму или внесите возврат со знаком минус в ту же категорию.
Что делать с редкими и крупными платежами
Страховка, налог, годовая подписка или покупка шкафа могут заметно увеличить итог месяца. Укажите дату оплаты и добавьте пометку «разовый» или «ежегодный». Не распределяйте сумму задним числом по прошлым месяцам: записи перестанут совпадать с движением денег. А для будущего платежа можно заранее откладывать часть суммы.
Допустим, через шесть месяцев вы планируете купить технику для квартиры за 36 000 рублей. Тогда ориентир для накопления — 6 000 рублей в месяц. Перевод на накопительный счёт не считается расходом на технику: внесите покупку в записи, когда оплатите её. Так накопления не смешаются с расходами.
Проверьте записи без ежедневных подсчётов
Раз в неделю уделяйте сверке десять минут: добавьте забытые покупки за наличные, проверьте назначения операций и спорные категории. В конце периода сложите суммы по категориям, а общий итог сверьте с выписками и записями о наличных. Небольшая разница может появиться из-за пропущенной покупки, возврата или операции на границе месяца. Не подгоняйте итог строкой «прочее»: отметьте расхождение и разберитесь с ним, если оно заметно влияет на результат.
За изменением суммы полезно видеть причину. Категория «Дом и ремонт» могла вырасти из-за запланированного светильника — или из-за множества незаметных заказов мелочей. Перерасчёт коммунального платежа тоже не означает, что столько же придётся заплатить в следующем месяце. Короткая пометка рядом с крупной суммой поможет вспомнить обстоятельства.
Как использовать итог первого месяца
Первый месяц — точка отсчёта, а не норма, которую нужно немедленно исправлять. Выберите одну-две категории с неожиданным итогом и просмотрите покупки внутри них. Например, на товары для дома ушло 4 800 рублей, но 3 200 из них стоил один комплект штор. Без него расходы составили 1 600 рублей — с этой суммой и полезнее сравнить следующий месяц.
На новый период оставьте прежние категории, чтобы сравнение не сбилось. Добавляйте строку, только когда она помогает ответить на конкретный вопрос. Если впереди ремонт ванной, отдельная категория для материалов и работы позволит не смешивать их с обычными расходами на содержание квартиры.